Die Medizinische Fachangestellte - Rechnungswesen leicht gemacht! (PDF)

Aufbewahrungspflicht.

Im Einzelnen bedeutet das:

1. Vollständigkeit: Es müssen alle Vorgänge, die im weitesten Sinne mit Geld zu tun haben (Geschäftsfälle), aufgezeichnet werden. Es dürfen also keine Einnahmen oder Ausgaben bewusst weggelassen werden, da alle die Praxis betreffenden Geschäftsfälle Grundlage für die Ermittlung der Einkommensteuer sind.

2. Wahrheit: Alle Geschäftsfälle müssen korrekt aufgezeichnet werden. Einnahmen und Ausgaben müssen in ihrer tatsächlichen Höhe verbucht werden, abweichende Buchungen sind strafbar.

3. Lebende Sprache: Die Buchführung muss in einer »lebenden« Sprache erfolgen. In der Bundesrepublik Deutschland ist die deutsche Sprache Grundlage für die Buchführung, d. h. „tote" Sprachen wie Latein, Hebräisch, Altgriechisch dürfen nicht verwendet werden. Daraus folgt, dass auch ein ausländischer Arzt, der in der Bundesrepublik praktiziert, seine Bücher in deutscher Sprache zu führen hat.

4. Gültige Inland swährung: Die Beträge sind in der jeweils gültigen Inlandswährung zu buchen. Seit Einführung des Euro ist die Buchführung zwingend in dieser Währung durchzuführen.

5. Zeitliche Reihenfolge: Die Buchungen müssen in zeitlich richtiger Reihenfolge erfolgen. Die Eintragungen müssen in der chronologischen (zeitlichen) Abfolge erfolgen, wie sie in der Praxis anfallen. Es ist also sehr wichtig, die Belege vor der Buchung nach dem Datum zu sortieren.

6. An Belege denken: Für jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein. Keine Buchung ohne Beleg ! Jede Buchung muss durch einen Beleg bewiesen (überprüft) werden können. Buchungen ohne Belege sind nicht statthaft. Die Buchführungsbücher und Belege müssen fortlaufend durchnummeriert werden. Die Nummerierung erleichtert die zeitliche Zuordnung der Bücher und Belege und demnach auch die korrekte Buchung.