Der Veranstaltungsplaner für Vereine, m. CD-ROM

Weitere Fragen sollten in den ersten Planungsgespr chen gekl rt werden:
- Mit welchen Personen, die bereits Erfahrungen mit vorherigen Veranstaltungen haben, kann konkret geplant werden?
- Welche Veranstaltungen finden in der Region, in der Gemeinde oder im Ortsteil im n chsten Jahr statt?
- Gibt es bereits Vorschl ge und neue Ideen f r Veranstaltungen, die in der weiteren Planung ber cksichtigt werden k nnen (auch von den einzelen Sparten)?
- Welche Art von Veranstaltung f rdert die Kommune und/oder der zust ndige Fachverband?
- Wurde eine Sammlung von Ideen, Ver ffentlichungen, Vorschl ge ber Veranstaltungen aus Zeitungen und von anderen Vereinen und Institutionen zusammengestellt?

Um erfolgreich Events zu veranstalten, bedarf es einer klaren Zieldefinition. Wichtig dabei ist die Festlegung eines Hauptziels mit jeweiligen Unterzielen. Diese Ziele sind schriftlich festzuhalten und auch w hrend der Planung und Durchf hrung der Veranstaltung immer wieder zu berpr fen. Um klare Ziele zu formulieren, sind folgende Fragen hilfreich:
- Wer sind wir/der Verein?
- Wer sind unsere Mitglieder/Kunden/Zielgruppen?
- Was bieten wir? (Aktivit ten und Veranstaltungen)
- Wie treten wir auf? (Wie stellen wir unsere Aktivit ten dar bzw. was veranstalten wir?)

Nach der Erl uterung dieser Fragen kann der Verein seine Ziele und Absichten bez glich der geplanten Veranstaltung formulieren. Diese Ziele sind im Zuge der Veranstaltung nach au en zu tragen.

Jubil umsfeiern im Verein

Der Geburtstag eines Vereins - insbesondere wenn es sich um einen "runden" Jahrestag handelt - ist immer ein Grund zu feiern. Es gibt viele M glichkeiten, dem Verein und seinen Mitgliedern ein sch nes Fest zu bereiten. Ein Jubil um, egal ob der Verein schon seit 25, 50, 75, 100 oder gar 150 Jahren besteht, bietet eine hervorragende Gelegenheit, die Aktivit ten des Vereins nach innen und au en darzustellen.

Wichtig f r die Durchf hrung von Veranstaltungen im Jubil umsjahr ist der fr hzeitige Beginn der Planung. Es hat sich bew hrt, mindestens ein Jahr, besser eineinhalb Jahre vorher mit den ersten Gespr chen zu beginnen. Denn nur so ist gesichert, dass die Ziele und Ideen der Veranstaltungen ausgereift sind und die entsprechenden Personen, R umlichkeiten, finanziellen Mittel und vieles mehr gewonnen werden k nnen.

Zur Planung und Durchf hrung von Jubil umsaktivit ten haben viele Vereine zukunftsf hige Konzepte entwickelt. Dadurch konnten positive Entwicklungen beispielsweise bez glich Mitgliederzahlen, Mitarbeitermotiviation und neuer Angebote verzeichnet werden. Sehr hilfreich ist die Entwicklung eines Mottos, das die Zielsetzung und Konzeption des Vereins in einfacher Form nach innen und au en vermittelt. Beispiele hierf r sind: "Wir machen den Verein fit", "Der Verein mit Pfiff", "Mit Schwung ins n chste Jahrzehnt".

Zielgruppenauswahl und Zeitplanung

F r die Planung einer Veranstaltung ist es notwendig, dass die Zielgruppe klar beschrieben wird. Das bedeutet, dass schon zu Beginn der Planung festgelegt wird, wen der Verein mit dem bevorstehenden Event ansprechen m chte. Meist gestaltet es sich bei einer Dienstleistung, wie es eine Vereinsveranstaltung ist, die Zielgruppe so detailliert und konkret festzulegen wie bei einem Handelsprodukt wie zum Beispiel Software, Reinigungsmitteln oder Zeit-schriften. Dennoch ist es f r den Erfolg der Veranstaltung enorm wichtig, sich von Vornherein bewusst zu machen, wen das Event in erster Linie ansprechen soll. Denn nur so kann man bereits bei der Planung auf die W nsche und Bed rfnisse der Zielpersonen eingehen. Wichtig dabei ist, dass die Zielgruppe anhand nachfolgender Merkmale m glichst genau beschrieben wird. Dadurch kann ein hoher Grad von Identi t zwischen dem Angebot des Vereins (Veranstaltung) und einer bestimmten Zahl von Mitgliedern bzw. Nichtmitgliedern erzielt werden. Kriterien f r die Zielgruppendefinition:
- Zugeh rigkeit: Vereinsmitglied, Nichtmitglied
- Geschlecht: weiblich, m nnlich
- Altersgruppe: Kinder, Jugendliche, Erwachsene, ltere (Alter von - bis)
- gesellschaftliche Merkmale (z. B. Einkommen, Bildung, Beruf, soziale Schicht)
- Vereinsstatus: aktiv, passiv
- Zugeh rigkeit: bestimmte Sportarten, Sparten

Zeit und Dauer der Veranstaltung

Eine weitere wichtige Grundsatzentscheidung ist der zeitliche Rahmen der bevorstehenden Veranstaltung. Einerseits sind Termin und Dauer festzulegen, andererseits muss abgesch tzt werden, welche Zeit die Vorbereitung einnimmt.

Unter dem zeitlichen Rahmen versteht man die Dauer der Veranstaltung. Handelt es sich um eine mehrt gige Aktion oder um ein mehrst ndiges Event? Soll die Veranstaltung nur einmalig stattfinden oder soll sie wiederholt werden? Fragen, die bereits zu Beginn der Planung beantwortet werden m ssen.Ebenso ist die Auswahl des Veranstaltungstermins ein entscheidender Erfolgsfaktor. Dabei sind Konkurrenzveranstaltungen, Raumverf gbarkeiten und Witterungsbedingungen im Detail zu kl ren (s. dazu auch Kap. 3.3).