Software-Lösungen zur Optimierung intraorganisationaler E-Mail-Kommunikation

E-Mail hat sich weltweit in Organisationen als populärstes Medium computervermittelter Kommunikation etabliert. Neben den zahlreichen Vorteilen existieren jedoch einige qualitative Probleme: So gibt es eine Vielzahl voreilig versandter E-Mails, zu denen vervollständigende E-Mails folgen. Es gibt E-Mails, bei denen das Ziel des Senders, die erwartete Reaktion des Empfängers bzw. die Dringlichkeit der Bearbeitung unklar ist oder E-Mails, die irrelevante Informationen beinhalten. In der Folge entstehen vielfältige Kommunikationsprobleme, sodass Rückfragen erforderlich bzw. die Kommunikationsziele nicht erreicht werden.

Erschwerend kommt hinzu, dass aufgrund der einfachen Erstellung, der geringen Kosten sowie fehlender adäquater Rückkopplungsmechanismen viele unwichtige E-Mails in Organisationen kursieren. Die große Anzahl von E-Mails führt außerdem dazu, dass für die Empfänger ein hoher Arbeitsaufwand zur Selektion und Rezeption relevanter Informationen entsteht. Somit ist im Kontext von E-Mail einerseits eine quantitative Zunahme, andererseits eine qualitative Minderung intraorganisationaler Kommunikation zu konstatieren, wobei die qualitativen Probleme von den Empfängern zu bewältigen sind.

Vor diesem Hintergrund werden in der vorliegenden Dissertation vier innovative Software-Lösungen vorgestellt: Zwei Lösungen implementieren auf Basis subjektiver bzw. objektiver organisationsspezifischer Qualitätskriterien einen adäquaten Rückkopplungsmechanismus an den E-Mail-Sender. Mithilfe der rückgekoppelten Hinweise zur E-Mail-Qualität kann der Sender sein Kommunikationsverhalten reflektieren und optimieren. Zwei weitere Lösungen dienen der rollen- bzw. benutzerspezifischen Selektion und Verteilung intraorganisationaler E-Mails. Außerdem wird in dieser Arbeit ein praxisorientiertes und interdisziplinäres Vorgehensmodell zur kommunikationsspezifischen Anforderungsanalyse vorgestellt. Hierbei werden ein umfangreiches Erhebungsinstrument und eine neue UML-basierte