Entwicklung und Umsetzung standardisierter Angebotsunterlagen in einem KMU (ePub)

Studienarbeit aus dem Jahr 2007 im Fachbereich Ingenieurwissenschaften - Wirtschaftsingenieurwesen, Note: 2,0, Technische Universität Chemnitz (Fabrikplanung und Fabrikbetrieb), Sprache: Deutsch, Abstract: Durch die Verschärfung des internationalen Wettbewerbs wird der Bereich des technischen Vertriebs von Investitionsgütern immer stärker belastet. Die Situation ist gekennzeichnet durch steigenden Preisdruck, die Zunahme abzugebender Angebote, den wachsenden Umfang kundenspezifischer Forderungen an das Produkt sowie der Forderung nach Erweiterung des angebotenen Leistungsumfangs wie z.B. Beratungsleistungen, die dann größtenteils in der kostenfreien Angebotsphase ablaufen. Während der Aufwand für die Angebotsbearbeitung wächst, nehmen zugleich die Erfolgsaussichten ab, dass das Angebot zum Auftrag führt.
Die Folgen des erhöhten Arbeitsaufwandes sind kapazitive Engpässe und erhöhte Kosten. Vor allem in einem KMU kann dies zu einer starken Belastung werden. Daher sollten gerade in der Angebotsbearbeitung alle Prozesse einfach und effizient zu handhaben sein. Vor allem bei den Angebotsunterlagen ist eine unkomplizierte und schnelle Bearbeitung notwendig, um anderweitig dringend benötigte Zeit einzusparen.
Ein einheitliches Erscheinungsbild der Unterlagen ist dabei hilfreich und außerdem auch im Sinne der Corporate Identity von großer Bedeutung, denn "...das Angebot bildet für den Anfrager die erste Möglichkeit, die Leistungsfähigkeit der Unterneh-mung zu beurteilen..."[1]. Für die Angebotsbearbeitung heißt das, dass Darstellung und Struktur der Dokumente unabhängig von Dokument und Ausgabemedium uniform sein sollte.
Um den Aufwand, der mit der Erstellung von Angeboten in einem KMU in Chemnitz einhergeht, zu reduzieren und gleichzeitig eine Einheitlichkeit im Erscheinungsbild und in der Struktur der Angebotsunterlagen herzustellen, sollen für das Unternehmen standardisierte Unterlagen erstellt werden. Darüber hinaus sollen auch aktuelle angebotsrelevante rechtliche Bestimmungen einfließen. Zunächst werden mehrere Dokumentvarianten erarbeitet, aus denen schließlich die bevorzugte Version ausgewählt wird. Diese soll im Unternehmen umgesetzt werden und tägliche Anwendung finden.