Potentialanalyse: Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS) im Vertrieb eines Großunternehmens (PDF)

(RAID-Systeme).Aufgaben der Archivsverwaltung und Ablage sind Jukeboxen/Caching einrichten und Medien/Datenbank verwalten.Die Ausgabe umfasst Funktionen der Recherche und Reproduktion. Die Recherche unterscheidet die Struktur- und die Volltextsuche. Die Struktursuche verwendet festgelegte Suchbegriffe (Klassifikation, Schlagwörter, Attribute). Bei der Volltextsuche wird der Inhalt des gesamten Dokuments nach Suchbegriffen abgesucht. Bei der Reproduktion werden Dokumente gedruckt, am Bildschirm angezeigt, mit passender Applikation gestartet, per Web-Client recherchiert, importiert, etc.Administrationsaufgaben sind die Installation und Pflege von Benutzerein stellungen und Zugriffsberechtigungen, Komponentenanschlüssen und Schnittstellenintegrationen mit anderen Anwendungen sowie Backup und Recovery.Schnittstellen und Umgebung:Die Schnittstellen können mehreren Funktionsbereichen zugeordnet werden. Die Erstellung/Erfassung erfolgt per TWAIN, Email-/Faxeingang, die Ablage per WebDAV, ODMA, ODBC, die Verteilung per PDF, Email-/Faxausgang und die Benutzerverwaltung per LDAP, Active Directory (Microsoft), NDS (Novell), YP/NIS (Sun).Erstellung/Erfassung: NCI-Dokumente werden erfasst per TWAIN-Schnittstelle von Scannern, Digitalkameras. Faxe und Emails können automatisch (per Anwendungsintegration) vom DMS erfasst werden.Ablage: Dokumente können mit WebDAV per Intranet/Internet im Team erstellt und bearbeitet werden. DMS-Datenbankzugriffe können applikations- und betriebssystemunabhängig per ODBC-Schnittstelle realisiert werden. Produkte von Bürokommunikationssoftware können per ODMA in ein DMS integriert werden.Verteilung: PDF-Dokumente können einfach verteilt und verwendet werden, weil sie durch Verschlüsselung geschützt und nicht weiter modifiziert werden können. Benutzerverwaltung: LDAP ermöglicht den Zugriff auf bereits vorhandene Benutzergruppen in der IT-Infrastruktur der Organisation. Die Verzeichnisdienste Active Directory (Microsoft) und NDS (Novell) enthalten beide LDAP. Umgebung von DMS: DM-Systeme können erweitert werden durch Komponenten, andockbare Systeme und Dokumentquellen.Ein DMS kann aus verschiedenen Komponenten aufgebaut sein je nach seinem Einsatzzweck. Komponenten sind z.B. OCR/ICR (zum Erfassen/Erkennen), Viewer (zum Anzeigen), elektronische Signatur (zum Aufbereiten), Volltext-Retrieval/Text-Mining (spezielle Suchmethoden) und Datenbank-/ Archivsysteme (zum Speichern).Datenbank- und Archivsysteme können die Dokumente langfristig speichern. Mit Volltext-Retrieval und Text-Mining können Dokumente nach bestimmten Kriterien recherchiert werden.Ein DMS kann je nach Einsatzzweck mit verschiedenen kompatiblen Systemen kombiniert werden. Wesentliche andockbare Systeme sind Workflowsysteme, Groupware/Work-groupsysteme, Standardsoftware (SAP R/3, Office-Suiten), Individualprogramme, Webanwendungen/Portale und Wissens-/Content-Management-Systeme.Als Dokumentquellen können Dokumente angesehen werden, die z.B. per COLD dem DMS bereitgestellt werden.